Gebruik in organisaties

Elke organisatiewiki (bedrijfswiki) is uniek. In een succesvolle wiki sluit de informatie die er gedeeld, bewerkt en onderhouden wordt, nauw aan op werkprocessen en informatiebehoeften van de medewerkers en organisatie.

Specifieke toepassingen die hier genoemd worden zijn voorbeelden van het meest voorkomende gebruik.

CV’s en persoonlijke specialismen

Door een persoonlijke pagina te onderhouden, kunnen collega’s kunnen elkaar vinden op basis van kennis en kunde, maar ook een beter beeld van elkaars achtergrond vormen. Dit zorgt ervoor dat de juiste experts worden ingezet en versterkt de samenwerking van collega’s onderling.

Externe rapporten

Externe rapporten worden vaak gebruikt bij het opstellen van analyses en medewerkers vergaren op deze manier vaak een bak van interessante en nuttige bronnen. Door deze te delen met collega’s bespaart men tijd met zoeken, want de inhoud van Pdf en Word-documenten kunnen ook met deze zoekfunctie bekeken worden .  Aansluitend: Het helpt experts in de organisatie te identificeren.

Contact informatie

Telefoonlijsten met telefoonnummers van medewerkers, afdelingen en leveranciers kunnen gedeeld worden. Processen kunnen bij ziekte en verlof soepel doorlopen en ontlasten secretariaat of collega’s.
Er is sprake van slimmer samenwerken als collega’s helpen met het onderhouden van deze lijst, waardoor deze meeverandert met de organisatie.

Formulieren

Interne formulieren voor verlof-aanvragen, ICT-voorzieningen zoals beamers en laptops en declaraties gedeeld op een Wiki, bespaart tijd op niet primaire activiteiten.

Handleidingen

Door samen handleidingen te schrijven, onderhouden en beschikbaar te stellen kunnen medewerkers snel aan de slag, hebben ze de meest recente en correcte versie. Bij het ontwikkelen en onderhouden wordt er op e-mail bespaard.

Projectdocumenten

In Projecten kan men samen aan documenten werken, wat tijd bespaart. Deze bestanden en tussenliggende versies kunnen eventueel ook meteen beschikbaar zijn voor overige collega’s.

F.A.Q.’s

Door afdelingen een eigen meest gestelde vragenpagina te laten onderhouden, beperken ze terugkomende vragen. Door feedback / commentaar van collega’s toe te laten is dit meteen de basis voor verdere verbetering.

Semi-gestuctureerde kennisbanken

Er zijn organisaties waarbij bepaalde typen kennis een vaste vorm heeft. Denk aan werkinstructies die vaste patronen volgen, of documentatie van systemen en leveranciers. Deze kennis kan semi-gestructureerd in een wiki gezet worden. Dat betekent dat slechts bepaalde informatie aan strikte regels moet voldoen (velden, segmenten) terwijl voor andere kennis dat niet het geval is. Zo kan een strikte werkinstructie verdiepen naar een werkmethodiek die in vrije vorm is.

Trainingen

Door online trainingen te ontwikkelen kunnen medewerkers efficiënter leren. Een stappenplan eerste werkdag, of een video uitleg van een nieuw IT-systeem zorgen dat informatie op maat is en men niet verdwaalt in het aanbod. Verzamelde feedback van gebruikers zorgt ervoor dat de trainingen steeds beter worden.